Es seguro decir que nadie quiere pasar innumerables horas copiando y pegando información en QuickBooks. Esperamos que sea por eso que estás aquí.

Para acceder a la pantalla donde puede habilitar la integración de QuickBooks, haga clic en su nombre en la esquina superior derecha y luego en Cuenta. Luego haga clic en Integraciones y verá la Integración de QuickBooks en el mosaico superior.

Es muy importante tener en cuenta que cuando active la integración de QuickBooks *pausa dramática* no sucederá nada (bueno, a su tarjeta registrada se le cobrará la tarifa mensual adicional, pero eso es todo, lo prometo).

No aleatorizaremos, editaremos ni eliminaremos automáticamente ninguna de sus facturas existentes y no cambiaremos todos los nombres de sus Clientes a "Bevo".

Ahora que lo hemos aclarado, esto es lo que verá...

Lo primero que notará es que la sección QuickBooks ahora se ve así:

Una vez que haga clic en el botón "Importar contactos", sus Clientes existentes (y sus negocios relacionados) se importarán a Goodshuffle Pro. Esto le permite a usted y a su personal de ventas desarrollar proyectos aún más rápido, ya que podremos autocompletar al cliente tan pronto como comience a escribir las primeras letras de su nombre.

El proceso de importación comenzará en segundo plano, por lo que no es necesario que permanezca en esta página para que se complete. Después de unos segundos, verá una notificación en la esquina inferior de su navegador que le indicará "Importación de QuickBooks completada" para indicar que ya está hecha.

Con la integración activa, cada vez que se agrega una persona o empresa a un proyecto que está sincronizado con QuickBooks Online, esos detalles se enviarán a QuickBooks Online y también actualizarán el registro del Cliente allí. En el futuro, todos los cambios de contacto deberán realizarse principalmente a través de Goodshuffle Pro.

Recuerde, este es un lugar seguro. Al hacer clic en el botón azul "Activar" no se enviará automáticamente ningún proyecto que ya haya creado a QuickBooks. Nos damos cuenta de que es posible que ya hayas conciliado esos proyectos manualmente antes de activar esta integración (¡jadea!), por lo que no queremos meternos con eso.

El botón "Activar" sólo se aplicará a futuros proyectos. Depende de usted decidir si desea sincronizar los antiguos.

Lo que sucederá con los proyectos antiguos/actuales es que todos sus proyectos existentes con solo contrato firmado ahora tendrán esta ingeniosa línea en el encabezado de cada proyecto:

Si hace clic en el texto "Sincronizar", sucederán algunas cosas:

Después de sincronizar, verá algo como esto:

Goodshuffle Pro actualizará automáticamente la factura a medida que se firmen nuevas versiones del contrato dentro del Proyecto, pero en el caso de que desee activar manualmente una resincronización, simplemente haga clic en el "botón Resincronizar".

Es importante tener en cuenta que las facturas en QuickBooks solo se crean cuando los proyectos alcanzan el estado Contrato firmado. Los proyectos nuevos, las cotizaciones enviadas y los cambios sin firmar (solo las adiciones/eliminaciones que no están firmadas) no se envían a QuickBooks.
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En la captura de pantalla a continuación, verá las configuraciones disponibles para controlar cómo GS Pro crea facturas en QuickBooks.

De particular importancia es la "Cuenta Bancaria Externa". Esto no solo controla dónde GS Pro crea entidades de depósito bancario en QuickBooks, sino que también es la cuenta de origen utilizada para reembolsos de cheques fuera de línea (hablaremos sobre reembolsos más adelante en este artículo).

¡Gran pregunta!
Cualquier proyecto o pago que haya ingresado antes de activar la integración no se sincronizará automáticamente con QuickBooks Online después de que lo active.
Antes de activar la integración, todos los proyectos y pagos se establecerán de forma predeterminada en "No sincronizar" y permanecerán así después de activar la integración. Hacemos esto porque es posible que ya tenga algunos datos de estos proyectos registrados manualmente en QuickBooks y queremos evitar la creación de entradas duplicadas.

La buena noticia es que, si desea configurar estos proyectos para que se sincronicen con QuickBooks Online, puede hacer clic en el botón Sincronizar en la parte superior derecha de sus proyectos para volver a habilitar la sincronización automática.
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Ahora que hemos cubierto la configuración de la integración, veamos cómo se comporta realmente...
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Empecemos desde arriba.

Primero, si el Proyecto utiliza un Contacto que QuickBooks no ha visto antes, Goodshuffle Pro crea automáticamente un Cliente para su cliente. Si se utiliza el mismo Contacto para otros Proyectos, no actualizamos automáticamente ese registro de Cliente.

Luego descomprimimos la información de contacto del Cliente en la Factura, establecemos la Fecha de Factura en la fecha en que el cliente firmó el contrato y establecemos la Fecha de Vencimiento igual a la fecha en que vence el pago completo.

No anulamos ni configuramos una Factura n.º y usaremos automáticamente el siguiente número de factura disponible (a menos que haya habilitado la opción Sincronizar factura n.º que está visible en el mismo panel donde activó la integración de QuickBooks) .

Cuando vea una factura de Goodshuffle Pro sincronizada en QuickBooks Online, verá que hemos descomprimido todas las líneas de pedido en la factura.

Sus servicios (como mano de obra, fotógrafos, etc.) aparecerán como Servicios, cualquier artículo de alquiler aparecerá como Alquiler de productos y, si se agrega algún artículo a un proyecto con una estructura de precios de "Compra", se mostrará como Ventas de Productos.

Sus servicios, alquiler de productos y ventas de productos se desglosarán en su plan de cuentas.

Puede personalizar cómo se desglosan estas cuentas de ingresos en QuickBooks Online.

Si su proyecto tiene impuestos, verá una partida para impuestos.

Cuando Goodshuffle Pro crea una factura por primera vez, crea automáticamente una cuenta de servicio especializada llamada "Nombre del tipo de impuesto (Servicio de impuestos)" que incluye el monto del impuesto calculado en Goodshuffle Pro. Por ejemplo: impuesto sobre las ventas (tipo de impuesto), impuesto sobre entretenimiento (tipo de impuesto), etc.

Si anuló el impuesto en el proyecto, verá una línea de artículo Anulado (servicio de impuestos).

El "Impuesto Tipo (Servicio de Impuestos)" está vinculado a la cuenta de Pasivo "Impuesto Tipo Impuesto por Pagar". Por ejemplo, su "Impuesto sobre las ventas (Servicio de impuestos)" estará vinculado a "Impuesto sobre las ventas a pagar". Esta cuenta se crea automáticamente si aún no está presente. Esto permitirá que su departamento de contabilidad ejecute informes sobre el impuesto total recaudado en todas las facturas.

Estos tipos de impuestos (e impuestos anulados) se desglosarán en su plan de cuentas.

Nota: Goodshuffle Pro no se conectará con el Centro de impuestos en QuickBooks Online.

Las facturas en QuickBooks Online solo pueden admitir un impuesto por artículo/por factura. Muchos de nuestros usuarios necesitan cobrar varios impuestos en un solo artículo o en una factura completa. Por ejemplo, una máquina de bebidas puede requerir impuestos sobre las ventas, impuestos sobre el alquiler y impuestos sobre alimentos & bebidas.

Con eso en mente, puede ejecutar un informe fiscal detallado dentro de Goodshuffle Pro. Puedes aprender más aquí.

Si ha establecido un "Descuento adicional" a nivel de contrato, eso se reflejará en la sección de subtotales de la Factura, junto con un resumen de cualquier pago que pueda haberse capturado.
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Finalmente, adjuntamos automáticamente una copia del contrato firmado porque, bueno, amamos a su contador y estamos seguros de que esto le hará la vida a él (¡o a la suya!) más fácil.

Ok... ¡uf! Superamos la parte más difícil... ahora pasamos a Pagos.
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Me alegra que hayas preguntado. Es posible que haya notado en la esquina superior derecha de la factura que ya se le había aplicado un pago.

Si hace clic en el texto azul "1 pago", accederá a una pantalla en QuickBooks que se parece a la imagen a continuación que muestra los detalles del pago que Goodshuffle Pro creó cuando se sincronizó el cargo de tarjeta de crédito/ACH:

Básicamente se vinculó el Pago al Cliente que lo realizó, se establece el monto adecuado y el Referencia. se configuró para que coincida con el mismo número de referencia que tiene Goodshuffle Pro para el pago. Por supuesto, el pago también quedó vinculado a la Factura a la que pertenece.

"Pero, ¿cómo se sincronizan los reembolsos de este cargo con QuickBooks?" ¡Gran pregunta!
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Goodshuffle Pro envía reembolsos en línea a QuickBooks y genera un Gasto vinculado a una Cuenta de Cuentas por Cobrar que se parece a esto (bueno, exactamente así):

De manera similar a los Pagos, este reembolso se ha vinculado al Cliente de QuickBooks, con la fecha, el método de pago y el monto adecuados establecidos.

Además, atribuir el Gasto a Cuentas por Cobrar nos permite reducir el monto del pago original que se aplica a la Factura. Por ejemplo, verá este cargo de $1000 que se reembolsó un par de veces y, como resultado, solo $700 del pago original se aplican, y deben aplicarse, a la factura.
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Es posible que haya notado que tanto los pagos como los gastos (también conocidos como reembolsos) se "depositan" y se "reembolsan desde" la cuenta de fondos no depositados, y hay una muy buena razón para ello, que se trata en la siguiente sección.

Como probablemente habrás notado en Goodshuffle Pro, puedes registrar los reembolsos que manejaste fuera de línea (fuera del sistema). Este suele ser el caso cuando escribe un cheque a un cliente para gestionar un reembolso. La siguiente captura de pantalla es un ejemplo de un proveedor que emite un cheque de $25 para reembolsar un cargo de tarjeta de crédito que se procesó a través de Goodshuffle Pro:

En este caso, enviamos el reembolso a QuickBooks como un "cheque". QuickBooks requiere que los reembolsos de "cheques" se "reembolsen desde" una cuenta de tipo "Banco", por lo que para cumplir con este requisito utilizamos la cuenta bancaria que seleccionó en el paso 3, anteriormente en este artículo.

Llevemos esto a casa...

Cuando se crea una transferencia, Goodshuffle Pro crea un depósito bancario en QuickBooks. Ese depósito bancario está vinculado a una cuenta llamada "Transferencias Goodshuffle" que se crea automáticamente. Esto le permite a usted o a su contador informar rápidamente y ver una lista de todas las transferencias que se originan en Goodshuffle Pro. La Cuenta se verá así en su Plan de Cuentas.

Y una única transferencia en esa cuenta se verá así:

Si hace clic en esa entrada y hace clic en "Editar", verá los detalles de la transferencia:

Lo que vemos en la imagen de arriba es un depósito bancario que muestra el monto real que llegará o llegará a su cuenta bancaria. Verá una marca de verificación junto a cada Pago (también conocido como Cargo) y Gasto (también conocido como Reembolso) que se contabilizó en esta transferencia y debajo verá las tarifas netas de procesamiento de pagos de los cargos y reembolsos incluidos en esta transferencia. Debido a que atribuimos esos pagos y gastos a la cuenta de fondos no depositados, ahora podemos vincularlos a este depósito bancario.

Para obtener más información sobre las transferencias por lotes y por qué se incluyen varios cargos y reembolsos de
proyectos diferentes en la misma transferencia, consulte este artículo .

Esto no es legal en todos los estados, por lo que antes de habilitar una Política de pago que transfiera tarifas a sus clientes, consulte con un profesional de impuestos local.
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Cualquier tarifa de procesamiento pagada por el cliente aparecerá como "Tarifa del comerciante" en las facturas en QuickBooks.
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Luego, en la transferencia (o el depósito en QuickBooks), esas tarifas se deducirán del depósito como 'Tarifas de procesamiento de pagos', por lo que solo recibirá lo que el cliente realmente le paga por el proyecto.
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En la pantalla de recepción de pago, también verá la confirmación de que las tarifas se deducirán del pago.
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Este artículo de línea se implementa como un Servicio, conectado a una cuenta en su Plan de Cuentas llamada Tarifas Comerciales (Gastos/Cargos Bancarios).

Cualquier reembolso contra cargos en los que se transfirieron tarifas de procesamiento se reflejará como Gastos que muestra el monto bruto reembolsado (por ejemplo, el número que ingresó más las tarifas de procesamiento reembolsables). En el caso de un reembolso, notará que se reducirá la partida correspondiente a las tarifas netas de procesamiento.

Es importante tener en cuenta que estas tarifas comerciales sirven únicamente para realizar un seguimiento del monto total en dólares que le cobró al cliente y no deben confundirse con las tarifas de procesamiento de pagos relacionadas con depósitos bancarios que reflejan las tarifas netas de procesamiento de todos los cargos y reembolsos agrupados en ese depósito bancario en particular.
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Si recuerdas, desde el principio del artículo hablamos de cómo un proyecto tenía un botón de sincronización/resincronización. Pues lo mismo existe para Cargos, Reembolsos y Transferencias en Goodshuffle Pro. Simplemente haga clic en el icono "+" para ver los detalles y los botones de sincronización/resincronización antes mencionados.

Digamos que acaba de crear una factura en Goodshuffle Pro.

Esto creará un evento en su registro de cuentas por cobrar.

Una mirada más detallada revelará que la factura ha creado un Débito en su Cuenta de Cuentas por Cobrar.

Cuando su cliente pague, reducirá el monto en su Registro de A/R.

Cualquier pago también se registrará en el Informe de antigüedad de cuentas por cobrar.

Aquí hay una captura de pantalla con más detalles sobre los pagos de ese cliente en ese informe.

Profundizar en cuándo paga un cliente revela que tendrá Débito Fondos no depositados (aumentando el monto en Fondos no depositados) y Crédito A/R (reducirá el monto en A/R).

Finalmente, con una transferencia, verá un Débito en su cuenta bancaria (aumentando el monto en su banco), un Débito en la Cuenta de Tarifas de Procesamiento de Pagos (aumentando la Cuenta de Gastos de Tarifas de Procesamiento) y Acreditando la Cuenta de fondos no depositados (reduciendo el monto en la Cuenta de fondos no depositados)

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