Esta función está disponible en todos los planes de Goodshuffle Pro.
Podemos decir con seguridad que nadie quiere pasar horas copiando y pegando información en QuickBooks, y por eso existe esta integración.
El siguiente video explica rápidamente la configuración de la integración. El resto de este artículo cubre cómo comprar y activar la integración.
Paso 0 — Conéctate con QuickBooks Online
Antes de cualquier otra cosa, asegúrate de que tus cuentas de Goodshuffle Pro y QuickBooks Online estén conectadas a través de tus Integraciones.
Si aún no lo has hecho, revisa nuestra guía:
👉 ¿Cómo puedo conectarme con QuickBooks Online?
Es muy importante tener en cuenta que cuando actives la integración con QuickBooks Online *redoble de tambores* no pasará nada (bueno, se cobrará el cargo mensual adicional a tu tarjeta registrada, pero eso es todo, lo prometemos).
No vamos a modificar, editar ni eliminar ninguna de tus facturas existentes, y tampoco cambiaremos el nombre de todos tus clientes a "Bevo".
Ahora que aclaramos eso, esto es lo que sí verás...
Lo primero que notarás es que la sección de QuickBooks Online ahora se ve así:
Paso 1 — Importar contactos
Una vez conectado, haz clic en Importar contactos para traer a tus clientes y empresas relacionadas de QuickBooks Online a Goodshuffle Pro.
Esto hace que la creación de proyectos sea más rápida, ya que autocompleta los nombres de los clientes.
La importación se realiza en segundo plano; verás una notificación de Importación de QuickBooks completada cuando termine.
Paso 1.1 — Sincronización de contacto/empresa
Después de activar la integración, cualquier persona o empresa nueva que agregues a un proyecto sincronizado enviará los datos a QuickBooks Online y actualizará el registro correspondiente del cliente allí.
Consejo profesional: De ahora en adelante, todos los cambios de contacto deben hacerse principalmente desde Goodshuffle Pro.
Paso 1.1 - Sincronización de contacto/empresa
Con la integración activa, cada vez que se agregue una persona o empresa a un proyecto sincronizado con QuickBooks Online, esos datos se enviarán a QuickBooks Online y también actualizarán el registro del cliente allí. A partir de ahora, todos los cambios de contacto deben hacerse principalmente desde Goodshuffle Pro.
Paso 2 — Habilitar la sincronización de proyectos
Al hacer clic en Activar no se sincronizarán automáticamente tus proyectos antiguos; solo aplica para los proyectos futuros.
Una vez activado, los proyectos con contrato firmado mostrarán un botón Sincronizar en el encabezado del proyecto.
Haz clic en Sincronizar para:
Crear una factura en QuickBooks Online
Sincronizar los cargos de tarjeta de crédito como pagos
Sincronizar reembolsos como gastos
Sincronizar transferencias como depósitos bancarios
Después de sincronizar, verás una fecha de "Sincronizado" junto al botón "Sincronizar".
Goodshuffle Pro mantiene la factura actualizada automáticamente según los cambios en el contrato, y puedes hacer clic en “Resincronizar” en cualquier momento.
Solo los proyectos que estén en estado de Contrato firmado se sincronizarán; los presupuestos y cambios no firmados no se enviarán automáticamente.
Paso 3 — Configuración adicional de sincronización
Dentro de la configuración de la integración, puedes:
Elegir cómo se programan las facturas (por ejemplo, fecha de inicio de logística o fecha de firma del contrato).
Configurar tu Cuenta bancaria externa para determinar dónde se registran los cheques fuera de línea y los depósitos bancarios.
Ignorar el Subcliente para que los pagos y facturas se apliquen al cliente/empresa principal en lugar del contacto individual.
¿Qué pasa con los proyectos creados antes de la activación?
Cualquier proyecto/pago creado antes de activar la integración no se sincronizará automáticamente.
Por defecto, quedan en No sincronizar para evitar datos duplicados si ya los reconciliaste manualmente en QuickBooks Online.
Para sincronizarlos:
Abre el proyecto.
Haz clic en el botón “Sincronizar” en la parte superior derecha para volver a habilitar la sincronización automática para ese proyecto.
¿Qué sucede cuando se crea una factura?
Si el cliente aún no está en QuickBooks Online, Goodshuffle Pro hará lo siguiente:
Crear automáticamente un nuevo Cliente
Agregar sus datos de contacto a la factura
Establecer la Fecha de la factura como la fecha de firma del contrato
Usar el siguiente número de factura (a menos que hayas habilitado la sincronización personalizada)
⚠️ Cambiar un cliente en un proyecto afecta la factura y el pago vinculados. Más información aquí.
Contenido de la factura:
Cuando veas una factura sincronizada de Goodshuffle Pro en QuickBooks Online, notarás que todos los conceptos se han desglosado en la factura.
Servicios = Mano de obra, fotografía, etc.
Alquiler de productos = Artículos en renta
Venta de productos = Bienes comprados
Tus servicios, alquileres y ventas de productos aparecerán desglosados en tu plan de cuentas.
Puedes personalizar cómo se desglosan estas cuentas de ingresos en QuickBooks Online. Ten en cuenta que la imagen anterior muestra las cuentas de ingresos desglosadas por subcategoría de artículo.
Aprende cómo cambiar las cuentas de ingresos usadas en QuickBooks Online aquí.
Impuestos en las facturas
Goodshuffle Pro crea conceptos de línea llamados "Nombre del tipo de impuesto (Servicio de impuestos)".
Los impuestos modificados aparecen como "Modificado (Servicio de impuestos)".
Estos están vinculados a cuentas de "Impuestos por pagar" como "Impuestos sobre ventas por pagar". Esta cuenta se crea automáticamente si no existe. Así tu área contable podrá generar reportes del total de impuestos recaudados en todas las facturas.
Estos tipos de impuestos (y los modificados) aparecerán desglosados en tu plan de cuentas.
Nota: Goodshuffle Pro no se conectará con el Centro de Impuestos de QuickBooks Online.
Las facturas en QuickBooks Online solo pueden soportar un impuesto por artículo o por factura. Muchos de nuestros usuarios necesitan cobrar varios impuestos en un solo artículo o en toda la factura. Por ejemplo, una máquina de bebidas puede requerir impuesto sobre ventas, impuesto de renta y de alimentos y bebidas.
Teniendo esto en cuenta, puedes generar un reporte detallado de impuestos dentro de Goodshuffle Pro. Puedes aprender más aquí.
"Descuento adicional" a nivel de contrato y adjuntos
Si has establecido un "Descuento adicional" a nivel de contrato, se reflejará en la sección de subtotales de la factura, junto con un resumen de los pagos que se hayan realizado.
Por último, adjuntamos automáticamente una copia del contrato firmado porque, bueno, queremos mucho a tu contador y estamos seguros de que esto le hará la vida más fácil (¡o a ti!).
¿Cómo se sincronizan los cobros en línea con tarjeta de crédito/ACH?
Me alegra que lo preguntes. Puede que hayas notado en la esquina superior derecha de la factura que ya se ha aplicado un pago.
Si haces clic en el texto azul "1 Payment", te llevará a una pantalla en QuickBooks Online que se ve como la imagen de abajo, mostrando los detalles del pago que Goodshuffle Pro creó cuando se sincronizó el cobro con tarjeta de crédito/ACH:
Los pagos automáticamente:
Se vinculan al cliente correspondiente
Incluyen números de referencia
Se adjuntan a la factura sincronizada
¿Cómo se sincronizan los reembolsos en línea?
Los reembolsos aparecen como:
Gastos en QuickBooks Online
Vinculados a Cuentas por cobrar
Deducidos del total del pago original en la factura
Goodshuffle Pro envía los reembolsos en línea a QuickBooks Online y genera un gasto vinculado a una cuenta de cuentas por cobrar que se ve más o menos así:
Al igual que los pagos, este reembolso se ha vinculado al cliente de QuickBooks Online, con la fecha, método de pago y monto correctos.
Además, atribuir el gasto a cuentas por cobrar nos permite reducir el monto del pago original que se aplica a la factura. Por ejemplo, verás este cobro de $1000 que fue reembolsado un par de veces. Como resultado, solo $700 del pago original se aplican (y deben aplicarse) a la factura.
Quizás hayas notado que tanto los pagos como los gastos (también conocidos como reembolsos) se estaban "Depositando en" y "Reembolsando desde" la cuenta de fondos no depositados, y hay una muy buena razón para eso, que se explica en la siguiente sección.
¿Y los reembolsos fuera de línea?
Los reembolsos fuera de línea (por ejemplo, cheques en papel):
Aparecen como Cheques en QuickBooks Online
Deben reembolsarse desde una cuenta tipo Banco
Usan la cuenta bancaria seleccionada en el Paso 3
La captura de pantalla de abajo es un ejemplo de un proveedor escribiendo un cheque de $25 para reembolsar un cobro con tarjeta de crédito que se procesó a través de Goodshuffle Pro.
Comisiones de procesamiento y transferencias (por lote)
Goodshuffle crea:
Un depósito bancario en QuickBooks Online
Depositado en una cuenta llamada Goodshuffle Transfers
Esto te permite a ti o a tu contador ver y reportar rápidamente todas las transferencias que provienen de Goodshuffle Pro. La cuenta se verá así en tu plan de cuentas.
Una sola transferencia en esa cuenta se verá así:
Si haces clic en esa entrada y luego en "Editar", verás los detalles de la transferencia.
Cada depósito incluye:
Todos los pagos y reembolsos de un lote
Comisiones netas de procesamiento deducidas al final
Podemos vincular esos pagos y gastos a este depósito bancario porque los atribuimos a la cuenta de fondos no depositados.
Para saber más sobre las transferencias por lote y por qué varios cobros y reembolsos de
diferentes proyectos se incluyen en la misma transferencia, revisa este artículo.
Repercutir las comisiones de procesamiento a los clientes
Si la ley lo permite en tu zona:
Las comisiones de procesamiento aparecen como "Merchant Fees" en la factura
Se deducen del depósito como "Payment Processing Fees"
Se reflejan en la cuenta de gastos Merchant Fees
En la pantalla de recibir pago, también verás la confirmación de que las comisiones se deducirán del pago.
Este concepto se implementa como un servicio, conectado a una cuenta en tu plan de cuentas llamada Merchant Fees (Gastos/Cargos bancarios).
Cualquier reembolso sobre cobros donde se hayan repercutido comisiones de procesamiento se reflejará como un gasto, mostrando el monto bruto reembolsado (por ejemplo, la cantidad que escribiste más las comisiones de procesamiento reembolsables). En un reembolso, notarás que el concepto de comisiones netas de procesamiento se reducirá.
Es importante tener en cuenta que estas Merchant Fees son solo para llevar el control del monto total que cobraste al cliente y no deben confundirse con las Payment Processing Fees relacionadas con los depósitos bancarios, que reflejan las comisiones netas de procesamiento de todos los cobros y reembolsos agrupados en ese depósito bancario en particular.
En resumen: Sincronizando todo
Al igual que los proyectos, los cobros, reembolsos y transferencias tienen sus propios botones de sincronizar/resincronizar.
Haz clic en el icono “+” para ver y gestionar cada uno de forma individual.
Informes de cuentas por cobrar
Crear una factura genera un cargo en cuentas por cobrar
Los pagos reducen cuentas por cobrar y aparecen en los informes de antigüedad de cuentas por cobrar
Las transferencias generan un cargo a tu banco, un cargo a comisiones y un abono a fondos no depositados
Ejemplo
Supongamos que acabas de crear una factura en Goodshuffle Pro.
Esto creará un evento en tu registro de cuentas por cobrar.
Si revisas con más detalle, verás que la factura ha generado un cargo en tu cuenta de cuentas por cobrar.
Cuando tu cliente pague, el monto en tu registro de cuentas por cobrar se reducirá.
Cualquier pago también se registrará en el informe de antigüedad de cuentas por cobrar.
Aquí tienes una captura de pantalla con más detalles sobre los pagos de ese cliente en ese informe.
Si analizamos más a fondo cuándo paga un cliente, verás que se debitan los Fondos No Depositados (aumentando el monto en Fondos No Depositados) y se acredita Cuentas por Cobrar (reduciendo el monto en Cuentas por Cobrar).
Por último, al hacer una transferencia, verás un Débito a tu cuenta bancaria (aumentando el saldo en tu banco), un Débito a la cuenta de Gastos por Comisiones de Procesamiento (aumentando los gastos por comisiones de procesamiento) y un Crédito a la cuenta de Fondos No Depositados (reduciendo el monto en Fondos No Depositados).
👉 ¿Quieres ver cómo funciona esto con una cuenta fuera de EE. UU.? Haz clic aquí.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si la integración falla?
Revisa este artículo y contacta a nuestro equipo de soporte si necesitas ayuda.
¿Puedo cambiar la configuración de sincronización de facturas más adelante?
¡Sí! Puedes actualizar los disparadores de sincronización (por ejemplo, por inicio de logística o fecha de firma) en la Pestaña de Integraciones.
¿Necesitas ayuda adicional?
Haz clic en la burbuja azul de chat en la esquina inferior de tu pantalla para enviar un mensaje a nuestro equipo de soporte. ¡Estamos para ayudarte!
Descargo de responsabilidad: Este artículo fue traducido usando IA. Para cualquier pregunta o aclaración, por favor contáctanos usando la burbuja de chat en la esquina inferior de tu pantalla.