Cette fonctionnalité est disponible avec tous les forfaits Goodshuffle Pro.
On peut dire sans risque que personne n’a envie de passer des heures à copier-coller des informations dans QuickBooks — c’est justement pour ça que cette intégration existe.
La vidéo ci-dessous explique rapidement les paramètres de l’intégration. Le reste de cet article vous montre comment acheter et activer l’intégration.
Étape 0 — Connectez-vous à QuickBooks Online
Avant toute chose, assurez-vous que vos comptes Goodshuffle Pro et QuickBooks Online sont bien connectés via vos Intégrations.
Si ce n’est pas encore fait, consultez notre guide :
👉 Comment puis-je me connecter à QuickBooks Online ?
Il est très important de noter que lorsque vous activez l’intégration QuickBooks Online *suspense* rien ne se passe (enfin, votre carte enregistrée sera débitée du supplément mensuel, mais c’est tout — promis).
Nous n’allons pas modifier, supprimer ou mélanger vos factures existantes, et nous ne changerons pas tous les noms de vos clients en « Bevo ».
Maintenant que c’est dit, voici ce que vous verrez…
La première chose que vous remarquerez, c’est que la section QuickBooks Online ressemble maintenant à ceci :
Étape 1 — Importer les contacts
Une fois connecté, cliquez sur Importer les contacts pour récupérer vos clients et entreprises existants de QuickBooks Online dans Goodshuffle Pro.
Cela accélère la création de projets grâce à l’autocomplétion des noms de clients.
L’importation se fait en arrière-plan ; vous verrez une notification Importation QuickBooks terminée une fois fini.
Étape 1.1 — Synchronisation des contacts/entreprises
Après l’activation de l’intégration, toute nouvelle personne ou entreprise ajoutée à un projet synchronisé enverra les informations à QuickBooks Online et mettra à jour la fiche client correspondante.
Astuce : À partir de maintenant, toutes les modifications de contacts doivent être faites principalement via Goodshuffle Pro.
Étape 1.1 - Synchronisation des contacts/entreprises
Avec l’intégration activée, chaque fois qu’une personne ou une entreprise est ajoutée à un projet synchronisé avec QuickBooks Online, ces informations seront envoyées à QuickBooks Online et la fiche client y sera également mise à jour. À l’avenir, toutes les modifications de contacts doivent être faites principalement via Goodshuffle Pro.
Étape 2 — Activer la synchronisation des projets
Cliquer sur Activer ne synchronisera pas automatiquement vos anciens projets — cela ne s’applique qu’aux projets futurs.
Une fois activé, les projets avec contrat signé afficheront un bouton Synchroniser dans l’en-tête du projet.
Cliquez sur Synchroniser pour :
Créer une facture dans QuickBooks Online
Synchroniser les paiements par carte bancaire
Synchroniser les remboursements comme dépenses
Synchroniser les virements comme dépôts bancaires
Après synchronisation, vous verrez une date « Synchronisé » à côté du bouton « Synchroniser ».
Goodshuffle Pro met automatiquement à jour la facture en fonction des modifications du contrat, et vous pouvez cliquer sur « Resynchroniser » à tout moment.
Seuls les projets ayant le statut Contrat signé seront synchronisés — les devis et modifications non signées ne seront pas envoyés automatiquement.
Étape 3 — Paramètres de synchronisation supplémentaires
Dans les paramètres d’intégration, vous pouvez :
Choisir comment les factures sont datées (ex. : date de début logistique ou date de signature du contrat).
Définir votre Compte bancaire externe pour déterminer où sont enregistrés les chèques hors ligne et les dépôts bancaires.
Ignorer le sous-client afin que les paiements et factures soient appliqués au client/entreprise principal(e) plutôt qu’au contact individuel.
Qu’en est-il des projets créés avant l’activation ?
Tous les projets/paiements créés avant l’activation de l’intégration ne seront pas synchronisés automatiquement.
Ils sont par défaut en Ne pas synchroniser pour éviter les doublons si vous avez déjà fait le rapprochement manuel dans QuickBooks Online.
Pour les synchroniser :
Ouvrez le projet.
Cliquez sur le bouton « Synchroniser » en haut à droite pour réactiver la synchronisation automatique pour ce projet.
Que se passe-t-il lorsqu’une facture est créée ?
Si le client n’est pas déjà dans QuickBooks Online, Goodshuffle Pro va :
Créer automatiquement un nouveau Client
Ajouter ses coordonnées à la facture
Définir la Date de facture à la date de signature du contrat
Utiliser le prochain numéro de facture (sauf si vous avez activé la synchronisation personnalisée)
⚠️ Changer un client sur un projet modifie la facture et le paiement liés. En savoir plus ici.
Contenu de la facture :
Lorsque vous consultez une facture Goodshuffle Pro synchronisée dans QuickBooks Online, vous verrez que toutes les lignes ont été détaillées dans la facture.
Services = Main d’œuvre, photographie, etc.
Location de produits = Articles en location
Vente de produits = Biens achetés
Vos services, locations de produits et ventes de produits seront séparés dans votre plan comptable.
Vous pouvez personnaliser la façon dont ces comptes de revenus sont ventilés dans QuickBooks Online. Notez que l’image ci-dessus montre les comptes de revenus ventilés par sous-catégorie d’article.
Découvrez comment modifier les comptes de revenus utilisés dans QuickBooks Online ici.
Taxes sur les factures
Goodshuffle Pro crée des lignes « Nom du type de taxe (Service de taxe) ».
Les taxes modifiées apparaissent comme « Modifié (Service de taxe) ».
Celles-ci sont liées à des comptes « Taxes à payer » comme « Taxes de vente à payer ». Ce compte est créé automatiquement s’il n’existe pas déjà. Cela permettra à votre service comptable de générer des rapports sur le total des taxes collectées sur toutes les factures.
Ces types de taxes (et les taxes modifiées) seront séparés dans votre plan comptable.
Remarque : Goodshuffle Pro ne se connecte pas au Centre des taxes de QuickBooks Online.
Les factures dans QuickBooks Online ne peuvent supporter qu’une seule taxe par article/par facture. Beaucoup de nos utilisateurs doivent facturer plusieurs taxes sur un même article ou sur une facture entière. Par exemple, une machine à boissons peut nécessiter la taxe de vente, la taxe de location et la taxe sur la nourriture et les boissons.
Gardez cela en tête : vous pouvez générer un rapport détaillé des taxes dans Goodshuffle Pro. En savoir plus ici.
Remise supplémentaire au niveau du contrat et pièces jointes
Si vous avez défini une « remise supplémentaire » au niveau du contrat, elle apparaîtra dans la section des sous-totaux de la facture, ainsi qu’un récapitulatif des paiements éventuellement encaissés.
Enfin, nous joignons automatiquement une copie du contrat signé parce que, eh bien, on adore votre comptable et on est sûrs que ça lui (ou vous !) facilitera la vie.
Comment les paiements en ligne par carte bancaire/ACH sont-ils synchronisés ?
Bonne question ! Vous avez peut-être remarqué, en haut à droite de la facture, qu’un paiement a déjà été appliqué.
Si vous cliquez sur le texte bleu "1 paiement", vous serez redirigé vers un écran dans QuickBooks Online qui ressemble à l’image ci-dessous, affichant les détails du paiement que Goodshuffle Pro a créé lors de la synchronisation du paiement par carte/ACH :
Les paiements sont automatiquement :
Liés au bon client
Incluent les numéros de référence
Rattachés à la facture synchronisée
Comment les remboursements en ligne sont-ils synchronisés ?
Les remboursements apparaissent comme :
Dépenses dans QuickBooks Online
Liés aux comptes clients
Déduits du montant du paiement initial sur la facture
Goodshuffle Pro envoie les remboursements en ligne vers QuickBooks Online et génère une dépense liée à un compte clients, qui ressemble à ceci :
Comme pour les paiements, ce remboursement est lié au client dans QuickBooks Online, avec la bonne date, le mode de paiement et le montant renseignés.
De plus, attribuer la dépense au compte clients permet de réduire le montant du paiement initial appliqué à la facture. Par exemple, vous verrez ce paiement de 1000 $ qui a été remboursé plusieurs fois. Au final, seuls 700 $ du paiement initial sont, et doivent être, appliqués à la facture.
Vous avez peut-être remarqué que les paiements et les dépenses (c’est-à-dire les remboursements) étaient "déposés sur" et "remboursés depuis" le compte Fonds non déposés, et il y a une très bonne raison à cela, que nous expliquons dans la section suivante.
Et les remboursements hors ligne ?
Les remboursements hors ligne (ex : chèques papier) :
Apparaissent comme des chèques dans QuickBooks Online
Doivent être remboursés depuis un compte de type banque
Utilisent le compte bancaire sélectionné à l’étape 3
La capture d’écran ci-dessous montre un exemple où un fournisseur rédige un chèque de 25 $ pour rembourser un paiement par carte traité via Goodshuffle Pro.
Frais de traitement & virements (par lot)
Goodshuffle crée :
Un dépôt bancaire dans QuickBooks Online
Déposé sur un compte nommé Virements Goodshuffle
Cela vous permet, à vous ou à votre comptable, de consulter rapidement la liste de tous les virements provenant de Goodshuffle Pro. Le compte apparaîtra ainsi dans votre plan comptable.
Un virement unique dans ce compte ressemblera à ceci :
Si vous cliquez sur cette entrée puis sur "Modifier", vous verrez les détails du virement.
Chaque dépôt inclut :
Tous les paiements et remboursements d’un même lot
Les frais de traitement nets déduits en bas
Nous pouvons lier ces paiements et dépenses à ce dépôt bancaire car nous les avons attribués au compte Fonds non déposés.
Pour en savoir plus sur les virements par lot et pourquoi plusieurs paiements et remboursements de différents projets sont inclus dans le même virement, consultez cet article.
Refacturer les frais de traitement aux clients
Si la législation locale le permet :
Les frais de traitement apparaissent comme "Frais commerçant" sur la facture
Déduits du dépôt comme "Frais de traitement de paiement"
Reflétés dans le compte de dépenses Frais commerçant
Sur l’écran de réception de paiement, vous verrez aussi une confirmation que les frais seront déduits du paiement.
Cette ligne est créée comme un service, relié à un compte de votre plan comptable appelé Frais commerçant (dépenses/frais bancaires).
Tout remboursement sur des paiements pour lesquels les frais de traitement ont été refacturés apparaîtra comme une dépense, affichant le montant brut remboursé (c’est-à-dire le montant saisi plus les frais de traitement remboursables). Pour un remboursement, vous verrez que la ligne des frais de traitement nets sera réduite.
Il est important de noter que ces frais commerçant servent uniquement à suivre le montant total facturé au client et ne doivent pas être confondus avec les frais de traitement de paiement liés aux dépôts bancaires, qui reflètent les frais nets pour tous les paiements et remboursements regroupés dans ce dépôt bancaire.
En résumé : synchronisation de tout
Comme pour les projets, les paiements, remboursements et virements ont leurs propres boutons sync/resync.
Cliquez sur l’icône “+” pour les afficher et les gérer individuellement.
Rapports clients (comptes à recevoir)
Créer une facture génère un débit dans les comptes clients
Les paiements réduisent les comptes clients et apparaissent dans les rapports d’ancienneté
Les virements créent un débit sur votre banque, un débit sur les frais, et un crédit sur les fonds non déposés
Exemple
Imaginons que vous venez de créer une facture dans Goodshuffle Pro.
Cela va créer un événement dans votre registre des comptes clients.
En regardant plus en détail, vous verrez que la facture a généré un débit sur votre compte clients.
Quand votre client paie, le montant dans votre registre des comptes clients sera réduit.
Tous les paiements seront également enregistrés dans le rapport d’ancienneté des comptes clients.
Voici une capture d’écran avec plus de détails sur les paiements de ce client dans ce rapport.
En regardant de plus près le moment où un client paie, on voit que cela va débiter les fonds non déposés (ce qui augmente le montant dans les fonds non déposés) et créditer les comptes clients (ce qui réduit le montant dans les comptes clients).
Enfin, lors d’un virement, vous verrez un débit sur votre compte bancaire (ce qui augmente le montant sur votre compte), un débit sur le compte des frais de traitement des paiements (ce qui augmente les dépenses de frais de traitement), et un crédit sur le compte des fonds non déposés (ce qui réduit le montant dans ce compte).
👉 Vous voulez voir comment cela fonctionne avec un compte hors États-Unis ? Cliquez ici.
Questions fréquentes
Que faire si l’intégration échoue ?
Consultez cet article et contactez notre équipe support si vous avez besoin d’aide.
Puis-je modifier les paramètres de synchronisation des factures plus tard ?
Oui ! Vous pouvez mettre à jour les déclencheurs de synchronisation (par exemple, par date de début logistique ou date de signature) dans l’onglet Intégrations.
Besoin d’aide supplémentaire ?
Cliquez sur la bulle de chat bleue en bas à droite de votre écran pour envoyer un message à notre équipe support — nous sommes là pour vous aider !
Clause de non-responsabilité : Cet article a été traduit à l'aide de l'IA. Pour toute question ou clarification, veuillez nous contacter en utilisant la bulle de chat dans le coin inférieur de votre écran.