On peut affirmer sans se tromper que personne ne veut passer d’innombrables heures à copier et coller des informations dans QuickBooks. Nous espérons que c'est pour cela que vous êtes ici.

Pour accéder à l'écran où vous pouvez activer l'intégration QuickBooks, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit, puis sur Compte. Cliquez ensuite sur Intégrations et vous verrez l'intégration QuickBooks comme vignette supérieure.

Il est très important de noter que lorsque vous activez l'intégration de QuickBooks *pause dramatique*, rien ne se passera (enfin, les frais mensuels supplémentaires seront facturés sur votre carte enregistrée, mais c'est tout - promis).

Nous ne randomiserons, modifierons et supprimerons automatiquement aucune de vos factures existantes et nous ne changerons pas le nom de tous vos clients en « Bevo ».

Maintenant que nous avons réglé cela, voici ce que vous verrez....

La première chose que vous remarquerez est que la section QuickBooks ressemble désormais à ceci :

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Importer des contacts », vos clients existants (et leurs entreprises associées) seront importés dans Goodshuffle Pro. Cela vous permet, à vous et à vos commerciaux, de construire des projets encore plus rapidement, puisque nous pourrons compléter automatiquement le client dès que vous commencerez à taper les premières lettres de son nom !

Le processus d'importation démarrera en arrière-plan, vous n'aurez donc pas besoin de rester sur cette page pour qu'il se termine. Après quelques secondes, vous verrez une notification dans le coin inférieur de votre navigateur vous indiquant « Importation QuickBooks terminée » pour indiquer que c'est terminé.

Avec l'intégration active, chaque fois qu'une personne ou une entreprise est ajoutée à un projet synchronisé avec QuickBooks en ligne, ces détails seront transmis à QuickBooks en ligne et y mettront également à jour l'enregistrement client. À l’avenir, tous les changements de contact devraient être effectués principalement via Goodshuffle Pro.

N'oubliez pas que c'est un endroit sûr. Cliquer sur le bouton bleu « Activer » ne transférera pas les projets que vous avez déjà créés vers QuickBooks. Nous réalisons que vous avez peut-être déjà réconcilié ces projets manuellement avant d'activer cette intégration (halètement !), nous ne voulons donc pas nous embêter avec cela.

Le bouton "Activer" ne s'appliquera qu'aux futurs projets. A vous de décider si vous souhaitez synchroniser les anciens.

Ce qui arrivera aux projets anciens/actuels, c'est que tous vos projets existants avec contrat signé uniquement auront désormais cette astucieuse ligne dans l'en-tête de chaque projet :

Si vous cliquez sur le texte « Sync », plusieurs choses se produiront :

Après la synchronisation, vous verrez quelque chose comme ceci :

Goodshuffle Pro mettra automatiquement à jour la facture au fur et à mesure de la signature de nouvelles versions du contrat au sein du projet, mais dans le cas où vous souhaitez déclencher manuellement une resynchronisation, cliquez simplement sur le « bouton Resynchroniser ».

Il est important de noter que les factures dans QuickBooks ne sont créées que lorsque les projets atteignent le statut Contrat signé. Les nouveaux projets, les devis envoyés et les modifications non signées (seulement les ajouts/suppressions qui ne sont pas signés) ne sont pas transmis à QuickBooks.
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Dans la capture d'écran ci-dessous, vous remarquerez les paramètres mis à votre disposition pour contrôler la façon dont GS Pro crée des factures dans QuickBooks.

Le « compte bancaire externe » revêt une importance particulière. Non seulement cela contrôle l'endroit où GS Pro crée entités de dépôt bancaire dans QuickBooks, mais c'est également le compte source utilisé pour les remboursements de chèques hors ligne (nous aborderons les remboursements plus loin dans cet article).

Excellente question !
Tous les projets ou paiements que vous avez saisis avant d'activer l'intégration ne seront pas automatiquement synchronisés avec QuickBooks en ligne après son activation.
Avant d'activer l'intégration, tous les projets et paiements seront par défaut « Ne pas synchroniser » et le resteront après l'activation de l'intégration. Nous procédons ainsi car certaines données de ces projets sont peut-être déjà enregistrées manuellement dans QuickBooks et nous souhaitons éviter de créer des entrées en double.

La bonne nouvelle est que si vous souhaitez synchroniser ces projets avec QuickBooks en ligne, vous pouvez cliquer sur le bouton Synchroniser en haut à droite de vos projets pour réactiver la synchronisation automatique.
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Maintenant que nous avons couvert la configuration de l'intégration, voyons comment elle se comporte réellement....
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Commençons par le haut.

Premièrement, si le projet utilise un contact que QuickBooks n'a jamais vu auparavant, Goodshuffle Pro crée automatiquement un client pour votre client. Si le même contact est utilisé pour d'autres projets, nous ne mettons pas automatiquement à jour cet enregistrement client.

Nous décompressons ensuite les coordonnées du client dans la facture, fixons la date de facture à la date à laquelle le client a signé le contrat et fixons la date d'échéance égale à la date à laquelle le paiement intégral est dû.

Nous ne remplaçons pas ou ne définissons pas une facture n° et utiliserons automatiquement le prochain numéro de facture disponible (sauf si vous avez activé l'option Sync Invoice #'s qui est visible dans le même panneau où vous avez activé l'intégration QuickBooks) .

Lorsque vous consultez une facture Goodshuffle Pro synchronisée dans QuickBooks en ligne, vous verrez que nous avons décompressé tous les éléments de campagne dans la facture.

Vos services (tels que la main-d'œuvre, les photographes, etc.) seront répertoriés comme Services, tous les articles en location seront répertoriés comme Locations de produits, et si des articles sont ajoutés à un projet avec une structure tarifaire « Achat », ils s'afficheront. comme ventes de produits.

Vos services, locations de produits et ventes de produits seront répartis sur votre plan comptable.

Vous pouvez personnaliser la répartition de ces comptes de revenus dans QuickBooks en ligne.

Si votre projet comporte des taxes, vous remarquerez un élément de campagne pour les taxes.

Lorsque Goodshuffle Pro crée pour la première fois une facture, il crée automatiquement un compte de service spécialisé appelé «Tax Type Name (Tax Service) » qui inclut le montant de la taxe calculé dans Goodshuffle Pro. Par exemple : taxe de vente (type de taxe), taxe sur les divertissements (type de taxe), etc.

Si vous avez remplacé la taxe sur le projet, vous verrez un élément de campagne remplacé (service fiscal).

Le compte de passif «Taxe Type (Tax Service) » est lié au compte de passif «Taxe Type Taxe à payer ». Par exemple, votre « Taxe de vente (Service fiscal) » sera liée à la « Taxe de vente à payer ». Ce compte est automatiquement créé s'il n'est pas déjà présent. Cela permettra à votre service comptable de générer des rapports sur le total des taxes collectées sur toutes les factures.

Ces types de taxes (et les taxes annulées) seront répartis sur votre plan comptable.

Remarque : Goodshuffle Pro ne se connectera pas au Centre fiscal dans QuickBooks en ligne.

Les factures dans QuickBooks en ligne ne peuvent prendre en charge qu'une seule taxe par article/par facture. Beaucoup de nos utilisateurs doivent facturer plusieurs taxes sur un seul article ou sur une facture entière. Par exemple, un distributeur de boissons peut exiger une taxe de vente, une taxe de location et une taxe sur les aliments & les boissons.

Dans cet esprit, vous pouvez générer un rapport fiscal détaillé dans Goodshuffle Pro. Vous pouvez en savoir plus ici.

Si vous avez défini une « remise supplémentaire » au niveau du contrat, cela sera reflété dans la section des sous-totaux de la facture, ainsi qu'un résumé de tous les paiements qui ont pu être capturés.
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Enfin, nous joignons automatiquement une copie du contrat signé car, eh bien, nous aimons votre comptable et nous sommes sûrs que cela facilitera sa (ou la vôtre !) la vie.

Ok... ouf ! Nous avons traversé la partie la plus difficile... maintenant sur les paiements.
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Je suis content que tu aies demandé. Vous avez peut-être remarqué dans le coin supérieur droit de la facture qu'un paiement y a déjà été appliqué.

Si vous cliquez sur le texte bleu « 1 paiement », vous serez redirigé vers un écran dans QuickBooks qui ressemble à l'image ci-dessous montrant les détails du paiement créé par Goodshuffle Pro lors de la synchronisation des frais de carte de crédit/ACH :

Fondamentalement, le paiement était lié au client qui l'a effectué, le montant approprié est fixé et le numéro de référence . a été défini pour correspondre au même numéro de référence que Goodshuffle Pro pour le paiement. Bien entendu, le paiement était également lié à la facture à laquelle il appartient.

"Mais comment les remboursements de ces frais sont-ils synchronisés avec QuickBooks ?" Excellente question !
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Goodshuffle Pro envoie remboursement en ligne à QuickBooks et génère une dépense liée à un compte de comptes clients qui ressemble un peu à ceci (enfin, exactement comme ceci) :

Semblable aux paiements, ce remboursement a été lié au client QuickBooks, avec la date, le mode de paiement et le montant appropriés.

De plus, l'attribution de la dépense aux comptes clients nous permet de réduire le montant du paiement initial appliqué à la facture. Par exemple, vous verrez des frais de 1 000 $ qui ont été remboursés plusieurs fois et, par conséquent, seuls 700 $ du paiement initial sont et devraient être appliqués à la facture.
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Vous avez peut-être remarqué que les paiements et les dépenses (c'est-à-dire les remboursements) étaient « déposés sur » et « remboursés depuis » le compte de fonds non déposés, et il y a une très bonne raison à cela qui est abordée dans la section suivante.

Comme vous l'avez probablement remarqué dans Goodshuffle Pro, vous pouvez enregistrer les remboursements que vous avez traités hors ligne (en dehors du système). C'est généralement le cas lorsque vous écrivez un chèque à un client pour gérer un remboursement. La capture d'écran ci-dessous est un exemple d'un fournisseur écrivant un chèque de 25 $ pour rembourser un débit de carte de crédit traité via Goodshuffle Pro :

Dans ce cas, nous transmettons le remboursement à QuickBooks sous forme de « Chèque ». QuickBooks exige que les remboursements par « chèque » soient « remboursés depuis » un compte de type « Banque ». Afin de répondre à cette exigence, nous utilisons le compte bancaire que vous avez sélectionné à l'étape Étape 3, plus tôt dans cet article.

Ramenons ça à la maison...

Lorsqu'un transfert est créé, Goodshuffle Pro crée un dépôt bancaire dans QuickBooks. Ce dépôt bancaire est lié à un compte appelé « Goodshuffle Transfers » qui est automatiquement créé. Cela vous permet, à vous ou à votre comptable, de créer rapidement un rapport et de voir une liste de tous les transferts provenant de Goodshuffle Pro. Le compte ressemblera à ceci dans votre plan comptable.

Et un seul transfert sur ce compte ressemblera à ceci :

Si vous cliquez sur cette entrée et cliquez sur « Modifier », vous verrez les détails du transfert :

Ce que nous voyons dans l'image ci-dessus est un dépôt bancaire indiquant le montant réel qui a touché/va toucher votre compte bancaire. Vous verrez une coche à côté de chaque paiement (c'est-à-dire frais) et dépense (c'est-à-dire remboursement) qui ont été pris en compte dans ce transfert et ci-dessous, vous voyez les frais nets de traitement des paiements provenant des frais et des remboursements inclus dans ce transfert. C'est parce que nous avons attribué ces paiements et dépenses au compte de fonds non déposés que nous sommes désormais en mesure de les lier à ce dépôt bancaire.

Pour en savoir plus sur les transferts par lots et pourquoi plusieurs frais et remboursements de
projets différents sont inclus dans le même transfert, consultez cet article .

Ce n'est pas légal dans tous les États, donc avant d'activer une politique de paiement qui répercute les frais sur vos clients, veuillez vérifier auprès d'un fiscaliste local.
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Tous les frais de traitement payés par le client seront répertoriés comme « Frais du commerçant » sur les factures dans QuickBooks.
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Ensuite, lors du transfert (ou du dépôt dans QuickBooks), ces frais seront déduits du dépôt en tant que « Frais de traitement des paiements », vous recevrez donc simplement ce que le client vous paie réellement pour le projet.
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Sur l'écran de réception du paiement, vous verrez également la confirmation que les frais seront déduits du paiement.
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Cet élément de campagne est mis en œuvre en tant que service, connecté à un compte dans votre plan comptable appelé Frais marchand (dépenses/frais bancaires).

Tout remboursement de frais pour lesquels des frais de traitement ont été répercutés sera reflété comme Dépenses indiquant le montant brut remboursé (par exemple le numéro que vous avez saisi plus les frais de traitement remboursables). Dans le cas d'un remboursement, vous remarquerez que la ligne correspondant aux frais de traitement nets sera réduite.

Il est important de noter que ces frais de commerçant servent uniquement à suivre le montant total que vous avez facturé au client et ne doivent pas être confondus avec les frais de traitement des paiements liés aux dépôts bancaires qui reflètent les frais de traitement nets pour tous les frais et remboursements regroupés dans ce dépôt bancaire particulier.
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Si vous vous souvenez du début de l'article, nous avons expliqué comment un projet disposait d'un bouton de synchronisation/resynchronisation. Eh bien, la même chose existe pour les frais, les remboursements et les transferts dans Goodshuffle Pro. Cliquez simplement sur l'icône « + » pour voir les détails et les boutons de synchronisation/resynchronisation susmentionnés.

Disons que vous venez de créer une facture dans Goodshuffle Pro.

Cela créera un événement sur votre registre A/R

Un examen plus détaillé révélera que la facture a créé un débit sur votre compte client.

Lorsque votre client paie, le montant inscrit dans votre registre des comptes clients sera réduit.

Tous les paiements seront également enregistrés dans le rapport chronologique des comptes clients.

Voici une capture d'écran avec plus de détails sur les paiements de ce client sur ce rapport.

En approfondissant le moment où un client paie, il apparaît qu'il débitera fonds non déposés (augmentant le montant des fonds non déposés) et crédits A/R (réduira le montant en A/R).

Enfin, avec un virement, vous verrez un Débit sur votre compte bancaire (augmentant le montant dans votre banque), un Débit sur le compte des frais de traitement des paiements (augmentant le compte de dépenses des frais de traitement) et créditant le Compte de fonds non déposés (réduction du montant du compte de fonds non déposés)

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