Cette fonctionnalité est disponible sur tous les plans Goodshuffle Pro.
Dans l'écran principal d'un projet, vous remarquerez plusieurs onglets en haut de l'écran. Chacun d’eux constitue une composante du projet dans son ensemble.
Contracter
L'onglet Contrat est l'endroit où vous construisez le contrat pour le client en ajoutant des détails tels que le nom et les dates/heures de l'événement, les informations sur le client, le lieu, l'inventaire et la logistique avant de l'envoyer au client pour signature. L'onglet Contrat n'est visible que pour les utilisateurs commerciaux.
Tout ce qui est inscrit sur un contrat est automatiquement ajouté à la section Exécution, sauf si vous apportez des modifications à un contrat précédemment signé, auquel cas les modifications ne seront appliquées que si vous activez la synchronisation de l'exécution. Lire la suite ici.
En plus de voir le contrat complet sur cet onglet, vous pouvez également voir et gérer le statut du contrat.
Facturation
L'onglet Facturation est l'endroit où vous pouvez voir tous les détails de paiement et financiers du projet, tels que la valeur totale du contrat, le dépôt/solde et les dates d'échéance. Vous pouvez également traiter les remboursements, valider un paiement hors ligne et encaisser le paiement dans cet onglet. Seuls les utilisateurs commerciaux ont accès à cet onglet.
Accomplissement
Dans l'onglet Exécution, vous trouverez des informations sur l'exécution des commandes sur les articles réservés pour un événement. Ces éléments sont automatiquement retirés du contrat, mais des éléments supplémentaires peuvent être ajoutés.
Conflits - Si des alertes de conflit s'affichent, cela indique qu'il y a une pénurie d'un article nécessaire pour exécuter une commande.
Sous-location - Si une alerte de sous-location s'affiche, cela indique qu'un article en stock sur la commande doit être sous-loué auprès d'une autre entreprise.
Réserver - Si une alerte de mise de côté s'affiche, cela indique qu'un article en stock sur la commande n'est pas disponible en raison d'une maintenance, d'un dommage ou parce qu'il est manquant.
Articles verrouillés - Le cadenas à côté de chaque article indique que l'article fait partie d'un contrat signé et ne peut être supprimé que par un utilisateur du compte de vente.
L'onglet Exécution est l'écran principal disponible sur les projets pour les utilisateurs de l'équipe. Ils peuvent ajouter des éléments, prendre des notes sur les éléments du contrat et résoudre les conflits. Ils ne peuvent cependant pas supprimer les éléments verrouillés/contractés.
Des dossiers
Dans l'onglet Fichiers, vous trouverez les fichiers liés au projet/contrat.
Tous les contrats signés via le système Goodshuffle Pro s'afficheront ici au format PDF. Vous pouvez également ajouter des fichiers, tels que des contrats signés en personne. À droite de chaque nom de fichier, vous remarquerez que vous pouvez marquer le client, l'entreprise et l'emplacement si vous souhaitez que ces fichiers soient suggérés à ce contact à l'avenir.
S'il existe des fichiers suggérés en fonction du client, de l'entreprise ou du lieu attribué au projet, ils s'afficheront en bas de l'écran afin qu'ils puissent être facilement ajoutés en cliquant sur le bouton « Ajouter ».
Journal d'activité
Dans l'onglet Journal d'activité, vous trouverez une liste de toutes les modifications qui ont été apportées au projet/contrat, et par quel utilisateur. La date/heure du changement est également affichée.
Équipe, tâches et messages
Equipe - Cliquez sur le bouton « Equipe » pour visualiser l'équipe affectée au projet. C'est également ici que vous pouvez ajouter/supprimer des membres de l'équipe et attribuer un responsable commercial.
Tâches - Cliquez sur le bouton « Tâches » pour afficher et attribuer des tâches au projet.
Saisissez la description de la tâche, attribuez-la à un membre de l'équipe et sélectionnez une date d'échéance pour suivre la progression.
Les boutons en haut vous permettent de masquer/afficher les tâches terminées, d'obtenir plus d'informations sur les tâches et d'ajouter une nouvelle tâche.
Messages - Cliquez sur le bouton « Messages » pour envoyer un message à votre équipe ou à votre client.
Les messages de l'équipe ne sont visibles que par les membres de l'équipe affectés au projet.
Les messages des clients sont envoyés à l'adresse e-mail enregistrée et les réponses reçues s'afficheront dans l'onglet Messages, ce qui facilitera le suivi de toutes les communications avec le client.
Plus - Cliquez sur le bouton « Plus » pour effectuer les opérations suivantes :
Dupliquer - Vous pouvez dupliquer un projet pour gagner du temps lors de la saisie des informations sur le projet pour les événements qui se produisent plusieurs fois (ou des événements similaires).
Modifier les dates du projet - Vous pouvez modifier rapidement toutes les dates d'un projet en même temps. En savoir plus.
Archive - Vous ne devez archiver un projet qu'une fois qu'il est terminé, entièrement payé et que toutes les tâches ont été clôturées. L'archivage du projet le supprimera de votre tableau de bord de projet ouvert, de vos tableaux de bord de ventes et de facturation et de votre tableau de bord de tâches. Vous pouvez toujours y accéder en cliquant "Inclure les projets archivés" dans votre liste de projets.
Synchronisation manuelle avec Google Calendar - Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour synchroniser instantanément vos projets/événements Goodshuffle avec votre calendrier Google, bien que tous les projets devraient se synchroniser automatiquement en quelques minutes.
Supprimer - Vous pouvez supprimer un projet s'il n'a pas été marqué comme signé, mais cela ne doit être fait que pour les nouveaux projets qui sont des doublons ou qui ont été saisis par erreur. Cette action ne peut pas être annulée, vous ne devez donc jamais supprimer un projet sur lequel vous souhaiterez peut-être revenir plus tard. Au lieu de cela, il est préférable de marquer les projets qui n'ont pas payé comme « Perdu ».