La anatomía de un proyecto

En la pantalla principal de un proyecto, verá varias pestañas en la parte superior de la pantalla. Cada uno de estos es un componente del proyecto en su conjunto.

Contrato

La pestaña de contrato es donde se construye el contrato para el cliente agregando detalles como el nombre del evento y las fechas/horas, información del cliente, lugar, inventario y logística antes de enviarlo al cliente para su firma. La pestaña de contrato solo es visible para los Usuarios de Ventas.
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Todo lo que se incluye en un contrato se agrega automáticamente a la sección Cumplimiento, a menos que esté realizando cambios en un contrato firmado previamente, en cuyo caso cualquier cambio solo se enviará si activa la sincronización de cumplimiento. Leer más aquí.

Además de ver el contrato completo en esta pestaña, también puedes ver y gestionar el estado del contrato.
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Facturación

La pestaña Facturación es donde puede ver todos los detalles financieros y de pago del proyecto, como el valor total del contrato, el depósito/saldo y las fechas de pago. También puede procesar reembolsos, publicar un pago fuera de línea y cobrar el pago en esta pestaña. Sólo los usuarios de ventas tienen acceso a esta pestaña.

Cumplimiento

En la pestaña Cumplimiento encontrará información de cumplimiento de pedidos sobre los artículos que se han reservado para un evento. Estos elementos se eliminan automáticamente del contrato, pero se pueden agregar elementos adicionales.

Conflictos : si se muestra alguna alerta de conflicto, esto indica que hay escasez de un artículo necesario para cumplir con un pedido.

Subalquileres : si se muestra una alerta de subalquiler, esto indica que un artículo del inventario en el pedido debe subalquilarse a otra empresa.

Apartado : si se muestra una alerta de apartado, esto indica que un artículo del inventario en el pedido no está disponible debido a mantenimiento, daño o porque falta.

Artículos bloqueados : el candado al lado de cada artículo indica que el artículo es parte de un contrato firmado y no puede ser eliminado excepto por un usuario de la cuenta de ventas.

La pestaña Cumplimiento es la pantalla principal disponible en proyectos para usuarios de Crew. Pueden agregar elementos, tomar notas sobre elementos del contrato y resolver conflictos. Sin embargo, no pueden eliminar elementos bloqueados/contraídos.

Archivos

En la pestaña Archivos encontrará archivos relacionados con el proyecto/contrato.

Todos los contratos firmados a través del sistema Goodshuffle Pro se mostrarán aquí en formato PDF. También puedes agregar archivos, como contratos que se firmaron en persona. A la derecha de cada nombre de archivo, observará que puede etiquetar el cliente, la empresa y la ubicación, si desea que esos archivos se sugieran para ese contacto en el futuro.

Si hay archivos sugeridos según el cliente, la empresa o el lugar asignado al proyecto, se mostrarán en la parte inferior de la pantalla para que se puedan agregar fácilmente con un clic en el botón "Agregar".

Registro de actividades

En la pestaña Registro de actividad encontrará una lista de todos los cambios que se han realizado en el proyecto/contrato y por qué usuario. También se muestra la fecha/hora del cambio.

Equipo, tareas y mensajes

Equipo : haga clic en el botón "Equipo" para ver el equipo asignado al proyecto. Aquí también es donde puede agregar/eliminar miembros del equipo y asignar un líder de ventas.

Tareas : haga clic en el botón "Tareas" para ver y asignar tareas para el proyecto.

Ingrese la descripción de la tarea, asígnela a un miembro del equipo y seleccione una fecha de entrega para realizar un seguimiento del progreso.

Los botones en la parte superior le permiten ocultar/mostrar tareas completadas, obtener más información sobre las tareas y agregar una nueva tarea.

Mensajes - Haga clic en el botón “Mensajes” para enviar un mensaje a su equipo o a su cliente.

Los mensajes del equipo solo son visibles para los miembros del equipo asignados al proyecto.

Los mensajes del cliente se envían a la dirección de correo electrónico registrada y las respuestas recibidas se mostrarán en la pestaña de mensajes, lo que facilita el seguimiento de todas las comunicaciones con el cliente.

Más - Haga clic en el botón “Más” para hacer lo siguiente:

Duplicar : puede duplicar un proyecto para ahorrar tiempo al ingresar información del proyecto para eventos que ocurren más de una vez (o eventos similares).

Cambiar fechas del proyecto - Puede cambiar rápidamente todas las fechas de un proyecto al mismo tiempo. Más información.

Archivar : debe archivar un proyecto solo después de que esté completo, pagado en su totalidad y todas las tareas hayan sido cerradas. Archivar el proyecto lo eliminará del panel de proyectos abierto, de los paneles de ventas y facturación y del panel de tareas. Aún puede acceder a él haciendo clic en "Incluir proyectos archivados" en su lista de proyectos.

Sincronizar manualmente con Google Calendar : puede utilizar esta función para sincronizar sus proyectos/eventos de Goodshuffle con su Google Calendar al instante, aunque todos los proyectos deberían sincronizarse automáticamente en cuestión de minutos.

Eliminar : puede eliminar un proyecto si no se ha marcado como firmado, pero esto solo debe hacerse para proyectos nuevos que estén duplicados o que se ingresaron erróneamente. Esta acción no se puede deshacer, por lo que nunca debes eliminar un proyecto al que quieras volver más tarde. En su lugar, es mejor marcar los proyectos que no han pagado como "Perdidos".